Excel como herramienta de inteligencia de negocios

Los que usamos Excel a diario ya nos hemos acostumbrado a hablar sobre funciones, fórmulas matriciales, tablas dinámicas y VBA. Desde hace un tiempo, nuevos términos se han sumado a nuestras conversaciones sobre Excel. Ahora también hablamos sobre el modelo de datos, los lenguajes DAX y M, consultas (queries) y visualizaciones avanzadas de datos como en Power BI.

En realidad, no es algo nuevo

Microsoft ha venido trabajando desde hace ya varios años en un grupo de funcionalidades avanzadas que han llevado a Excel de ser una hoja de cálculo a ser una avanzada herramienta de inteligencia de negocios. El resultado de ese trabajo es Obtener y Transformar datos en Excel y la suite de servicios Power BI (que incluye la aplicación Power BI Desktop). Como veremos más adelante, ambos tienen un origen en común y podemos trabajar con ambos en los mismos términos.

A pesar de que esta funcionalidad no es algo nuevo (el complemento PowerPivot se introdujo en Excel 2010 y ya en Excel 2016 está integrado en la aplicación bajo el nombre «Obtener y transformar datos»), todavía me encuentro con usuarios que desconocen el poder de estas herramientas.

Aunque dentro de la historia de Excel esto sea algo relativamente reciente, es importante que conozcamos los detalles de esta funcionalidad. Aprender a utilizar estas herramientas nos permitirá trabajar con distintos orígenes de datos de formas que antes no eran posibles o consumían mucho tiempo.

Nuestros datos cuentan una historia

De forma general, al utilizar esta nueva funcionalidad podemos conectarnos a variados orígenes de datos (archivos de Excel, archivos de texto, bases de datos y servicios web). Con estos datos interconectados, podremos extraer y transformar información de acuerdo con nuestras necesidades (elegir columnas, separarlas, calcular nuevos datos, modificar su tipo, entre otras transformaciones). Seguidamente, podremos cargarlas a un modelo de datos donde crearemos relaciones, cálculos personalizados y avanzadas visualizaciones. Finalmente, podremos compartir nuestros resultados en línea.

En esencia, el modelo de datos en Excel y Power BI nos permiten profundizar en nuestros datos y conocer la historia que nos cuentan. Si no contamos con las herramientas necesarias, es posible que estemos omitiendo el análisis de una región o producto con crecimiento en ventas, o que no podamos atar el desempeño de nuestros ejecutivos a resultados específicos.

Executive Insights Dashboard por Decisive Data / Jake Olsby – Presentado en Data Stories Gallery para Power BI

En el ámbito empresarial he visto muchas veces como se pierden oportunidades de análisis porque la información se encuentra en sistemas que no están conectados. Manejar estas herramientas, tanto en Excel como en Power BI, nos habilita para crear un puente entre esos orígenes diversos. Nos permite ir más allá de una simple tabla o gráfico en Excel e indagar en nuestros datos con total flexibilidad. Con esta información interconectada y fácilmente actualizable, podemos realizar análisis más complejos y completos que permitan tomar decisiones más acertadas.

Excel y Power BI

El motor que mueve la funcionalidad Obtener y transformar datos en Excel es básicamente el mismo que existe detrás de la aplicación Power BI Desktop. Ambos provienen del motor tabular de datos de los Servicios Analíticos del Servidor SQL 2012. Sin embargo, tengamos presente que son aplicaciones distintas. Desde el punto de vista de la funcionalidad del modelo de datos, podemos resaltar que:

  • No todas las versiones de Excel poseen la funcionalidad avanzada que permite administrar en detalle el modelo de datos. Esto incluye la capacidad de visualizar y transformar el modelo de datos, sus relaciones y otras características más detalladas. Dichas características son muy similares a las disponibles en Power BI Desktop, pero no están disponibles para todas las versiones actuales de Excel. Sin embargo, todas las versiones de Excel actuales sí incluyen la funcionalidad obtener y transformar datos, que nos permite trabajar en forma básica con el modelo de datos.
  • Excel no posee las visualizaciones avanzadas de Power BI Desktop. Esta última es una herramienta avanzada de conexión, transformación y visualización de datos. Aunque en Excel podremos lograr resultados al trabajar con un modelo de datos, gráficos y tablas dinámicas, Power BI Desktop va más allá en el tema de visualizaciones, gráficos, tableros de mando y distribución en línea.

Sólo como dato informativo, las versiones de Excel que poseen las características avanzadas de edición del modelo de datos son:

  • Excel 2010 con el complemento PowerPivot.
  • Excel 2013 Profesional para Escritorio.
  • Excel para Office 365 Empresarial.
  • Excel 2016 para Escritorio.

Esto significa que las versiones de Office 365 personales y hogar sólo permiten trabajar con el modelo de datos de forma limitada. A pesar de esto, hay una forma de evitar esas limitaciones. Prácticamente toda la funcionalidad que falta a estas versiones está contenida en la aplicación Power BI Desktop, la cual continúa siendo de uso libre para fines personales. Al final del día, tener disponible Power BI Desktop hace que nuestra versión de Excel pierda importancia, pues podremos aprender a utilizar toda esta funcionalidad si utilizamos ambas aplicaciones en conjunto.

Esto es el futuro de Excel

Excel y Power BI son el futuro en aplicaciones de inteligencia de negocios propuesto por Microsoft

Excel es la aplicación de hojas de cálculo más avanzada que existe en el mercado. Desde hace años contamos con funcionalidad avanzada como VBA, la cual nos ha permitido extender su capacidad notablemente. Existen muchos casos de aplicaciones a medida que se han creado sobre la base de Excel y VBA. De la misma forma, hoy en día contamos con herramientas que nos permiten utilizar leguajes de programación más modernos como Python, para manipular datos contenidos en Excel (Los proyectos pyexcel y xlwings son destacados en esta área).

Aparte de toda esa funcionalidad avanzada que ha hecho de Excel un producto extensible y flexible, ahora contamos con el tema de inteligencia de negocios y herramientas avanzadas como Power BI. Excel seguirá ganando terreno en ese ámbito y todas estas nuevas herramientas, más poderosas y simplificadas para todos los usuarios con el uso de inteligencia artificial, se convertirán pronto en la nueva forma de manejar y analizar nuestros datos.

En próximas entradas estaré dando más detalles sobre el uso de estas herramientas y cómo podemos trabajar con Excel y Power BI Desktop para el manejo de nuestros datos. Hasta una próxima entrada.

2 Comments

  1. Gracias por definirlo de forma tan sencilla. Excel y Power BI como herramientas convergentes para lo que ya se trasforma en totalmente necesario: el diagnóstico y análisis de los datos.

    Creo firmemente que el usuario avanzado de EXCEL debe integrar ineludiblemente el manejo de Power BI en sus competencias. En un año o dos, será IMPRESCINDIBLE:

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    1. Así es, compartimos totalmente tu opinión. Hemos visto con satisfacción cómo se ha incorporado el tema en muchos blogs especializados en Excel.

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