Alguien me preguntó algo similar hace unos días: Comienzo un nuevo trabajo pronto y deseo aprender más sobre Excel. Tengo disponible la versión 2007, ¿Puedo utilizar esa versión para iniciar o me estaré perdiendo algo importante de las nuevas versiones?

Mi respuesta fue sencilla: Si puedes.

Notemos que su pregunta no fue si debía actualizar su Excel. En ese caso mi respuesta habría sido diferente y la veremos más adelante.

Verán, si quieren aprender Excel y actualmente tienen una versión anterior disponible, pueden utilizarla. Los conceptos fundamentales de Excel: funciones, tablas dinámicas, gráficos y programación en VBA, están presentes incluso en versiones tan antiguas como Excel 2003 (la última versión con interfaz clásica con barras de herramientas).

Cuando decidimos aprender Excel y mejorar nuestros procesos de trabajo con esta está aplicación, se inicia un proceso que va asociado a la versión que tengamos disponible. Nuestro objetivo en ese punto es aprender los conceptos fundamentales.

Esto lo digo con total seguridad por varias razones, he utilizado Excel desde los años 90, incluso recuerdo haber utilizado Lotus 1-2-3 en algún momento cuando aún competía con Excel. Mi proceso de aprendizaje ha pasado por al menos 10 versiones de Excel y puedo confirmar que los conceptos fundamentales que aprendí hace años, siguen vigentes en la última versión de Excel.

Por ejemplo, aún recuerdo cuando empecé a tomar en serio el poder de VBA, en ese momento era auditor para una gran firma de auditoría y Excel 2003 era la última versión disponible. Todo lo que aprendí sobre VBA en aquel momento, aún está vigente en Office 365. Han ocurrido cambios y mejoras, pero lo fundamental sigue allí.

Si considero otros conceptos fundamentales como las funciones, sobre todo las más utilizadas, todas siguen allí en cada nueva versión que utilizo. Con las tablas dinámicas y gráficos, pasa lo mismo. Se añaden más opciones y nueva funcionalidad, pero los conceptos básicos permanecen iguales.

Esto significa que la versión de Excel que tengas actualmente no es un límite importante para aprender a utilizar la aplicación. Prácticamente todo lo que aprendas en una versión anterior, podrás aplicarlo en versiones actuales.

Actualizar Office

Ahora bien, que pasaría si la pregunta es: ¿Debo actualizar Office? o incluso ¿Que versión debo comprar? Esto es otro escenario. Las respuestas a éstas preguntas dependerán de varios factores.

Primero, el costo. Actualizar a cualquier versión reciente implica un desembolso de dinero que debes estar dispuesto a hacer. La buena noticia es que Microsoft tiene varios programas que pueden permitirte el acceso a Office de forma legal y a bajo precio (programa de uso en casa) o incluso de forma gratuita (estudiantes y Office Online). También tienes varios niveles de precio en las versiones por suscripción.

Respecto al costo de Office y Excel, lo que no recomendamos, en ninguna circunstancia, es el uso de versiones piratas. En primer lugar, porque es ilegal y en segundo lugar porque la seguridad de tu equipo y tu información debe ser más importante que el supuesto ahorro que tendrías al usar una versión pirata.

El segundo aspecto que considerar es la versión de Office que utilizas en tu trabajo. Digamos que trabajas en una empresa y ellos tienen disponible Office 2007. Mi recomendación es que aprendas al máximo sobre esa versión. Es muy probable que termines implementando todo lo que aprendas allí, por lo que así sacarás el máximo provecho de tu aprendizaje. Una vez domines los conceptos fundamentales de Excel, la transición a cualquier versión posterior será muy natural.

Si por el contrario trabajas por tu cuenta, debes considerar si la versión de Office que tienes cubre tus necesidades. En este caso, la actualización es algo opcional. Si tu negocio requiere nuevas funcionalidades (por ejemplo, el nuevo modelo de datos de Excel) entonces sí, ya es el momento de actualizar.

Finalmente, está el tema de las actualizaciones de seguridad y soporte por parte de Microsoft. Ellos han establecido unos límites para enviar actualizaciones a sus aplicaciones. En el caso de Office, al momento de escribir este artículo, la versión 2007 es la que tiene una fecha de finalización de soporte más cercana (hasta el 10 de octubre de 2017). Si tienes esa versión, es momento de evaluar si debes actualizar a una versión más reciente. Sin embargo, ten en cuenta que esto no significa que Office y Excel 2007 dejarán de funcionar, lo que implica es que ya no recibirá actualizaciones de seguridad.

Palabras finales

Según los puntos mencionados, podemos concretar dos ideas:

• Aprender los conceptos fundamentales sobre Excel no está limitado por su versión.
• Actualizar Office es una decisión que dependerá de la situación particular de cada usuario.

Entonces, no dejes que aspectos irrelevantes impidan tu aprendizaje de Excel. Inicia con la versión que tengas a mano. Sólo piensa en actualizar si esta decisión depende de ti (en tu negocio u hogar), evaluando como mínimo los puntos arriba mencionados. Hasta un próximo artículo.