La respuesta, aunque para muchos es obvia, tiene elementos que vale la pena analizar. En principio, aclaremos que nos referimos a usuarios individuales y no empresas y corporaciones. ¿Por qué es importante? Porque sabemos que muchas personas utilizan software pirata, particularmente Office, siendo ésta una práctica que no compartimos y desalentamos totalmente. Soy de la idea que si nos tomamos en serio el trabajo que realizamos con nuestro software, debemos pagar por él. En caso que no podamos pagar por Office, entonces quizás también debamos preguntarnos si lo necesitamos o si elegiremos alternativas más baratas o incluso libre. Es por esto que analizaremos los puntos que considero importantes al momento de hacer esa elección.
Aclarada la idea de éste artículo, en el caso de usuarios individuales, al elegir si pagamos por Excel (Office) las necesidades particulares cada persona tienen el papel más importante. En función de eso, sabemos que hay un grupo de personas, entre los cuales me incluyo, que vivimos en Excel. Es la aplicación que permanentemente está abierta en nuestro escritorio. Importamos datos de otros sistemas, analizamos y consolidamos información, preparamos reportes, diseñamos plantillas e intentamos automatizar al máximo nuestro trabajo a través de VBA. No sólo eso, llevamos a Excel a nuestra vida diaria para organizar tareas del hogar, preparar un presupuesto, analizar nuestros gastos, en fin, lo utilizamos siempre que sea posible.
Sin embargo, no todos utilizamos Excel de esa forma. Existe otra clase de usuario cuyo empleo no les exige un uso intensivo de datos y todo el procesamiento que se requiere para sacar información útil de ellos. Utilizan aplicaciones como Word o PowerPoint para procesar texto y hacer presentaciones, pero realmente no aprovechan Excel más allá de lo básico. De la misma forma, no utilizan Excel en su vida personal, ya sea por desconocimiento o porque no desean hacerlo. Para esta clase de usuario, tener un programa tan potente sin utilizarlo a su máxima capacidad, podría parecer un desperdicio, sobre todo si se está pagando una suscripción mensual.
A pesar de lo anterior, esa misma situación nos lleva a considerar que Excel forma parte de un paquete de aplicaciones (y servicios si hablamos de Office 365). Aunque quizás todavía se puedan conseguir licencias individuales, comprar Excel como una aplicación independiente no es lo que usualmente se hace. Los usuarios adquieren una suite ofimática que incluye un programa de hojas de cálculo. Es difícil evaluar la necesidad individual de cada aplicación cuando lo que buscamos es tenerla disponible cuando se requiera, no importa si es para tareas simples o complejas. Así, por ejemplo, es posible que tengamos un usuario que utiliza PowerPoint al máximo y sea experto en el diseño de presentaciones profesionales, pero no realice actividades intensivas de procesamiento de datos y que sólo utilice Excel de forma básica. El punto está en tener la aplicación disponible al momento de necesitarla, no que seamos verdaderos power users de la misma.
Siendo esto así, evaluar la compra de una suite ofimática distinta a Office o considerar un cambio a otras alternativas, pasa del uso que demos a una aplicación en particular a considerar el valor de una suite completa basado en nuestra “aplicación estrella”, claro está, de acuerdo a nuestro caso específico. En estos casos una posible pregunta a responder sería: ¿Estoy dispuesto a utilizar la ‘suite Z’ y pagar una ‘cantidad de dinero Y’, sólo por la ‘aplicación X’?
Adicionalmente, debemos considerar que el uso de Office es tan generalizado, que incluso suites alternativas utilizan como punto fuerte de venta la compatibilidad que tienen con el producto de Microsoft. De hecho, prácticamente asumen que sus clientes son usuarios actuales de Office que han decidido probar ese software alternativo, ya sea por el menor precio, menor requerimiento técnico o diferente licencia de software.
A pesar que la existencia de esas alternativas es algo positivo desde el punto de vista de mercado, los mismos puntos podrían analizarse con un punto de vista negativo. Así, podríamos argumentar que resultados inesperados pueden ocurrir por falta de compatibilidad. Igualmente, en la medida que pasa el tiempo y nuestro hardware se hace obsoleto, no poder ejecutar alguna aplicación de Office podría ser el indicador para realizar mejoras en nuestro equipo o reemplazarlo totalmente. Con relación a la licencia, el punto dependerá de nuestra posición respecto al uso de software libre, privativo y de código abierto. Cabe destacar que definir una posición respecto a éste último punto podría ser todo lo que necesite para decidir un cambio de suite ofimática.
Para estos casos, el usuario realmente debe reconocer su necesidad de compatibilidad (con terceros o con documentos antiguos), conocer su hardware y limitaciones y tener claro los términos de licencia a la que es sometido al adquirir o utilizar el producto de su elección.
Como un punto adicional, y quizás el más obvio que puede evaluarse, es la comparación de funcionalidad ofrecida por cada suite ofimática. Excel y todas las aplicaciones de Office son un estándar por varias razones. Office es reconocida como la suite líder por sus competidores, su funcionalidad es muy amplia y adicionalmente incorpora novedades que otras soluciones terminan implementando mucho tiempo después, solo para lograr compatibilidad. Si tomamos a Excel como ejemplo, ninguna otra suite ofrece actualmente compatibilidad con herramientas como Power Pivot, Power BI y Power Query. Incluso funcionalidad que no es nueva, como los slicers para filtrar datos, aun no han sido implementados en ninguna otra suite alternativa. Si nos vamos a PowerPoint, ningún otro software alternativo tiene una de la mejoras más importantes incluidas en la última versión de Office, la transición Morph, y esto solo por nombrar un par de casos. Como he venido mencionando, lo importante es decidir si necesitamos o no dicha funcionalidad.
Considerando los puntos anteriores, podemos concluir que si utilizamos una suite ofimática de forma muy básica, no somos power users de ninguna de sus aplicaciones en particular, no necesitamos compatibilidad con documentos previos o de terceros, consideramos que nuestro hardware es suficiente y nuestra preferencia es usar software libre o de código abierto, entonces usar software alternativo a Excel y Office es una decisión que probablemente ya hayamos tomado o estemos en proceso de ejecutar.
Por el contrario, si requerimos toda la funcionalidad de al menos una aplicación de Office, no queremos lidiar con errores de compatibilidad, mantenemos nuestro hardware actualizado, no tenemos problemas en utilizar software privativo y estamos dispuestos a pagar por él, entonces probablemente diremos que no hay alternativa a Excel (u Office), al menos no una que deseemos utilizar.
Como un punto intermedio entre ambos extremos, podríamos considerar usuarios que, aunque pueden pagar por su software, no desean un modelo por suscripción o quieren un precio más bajo por una suite ofimática que ofrezca compatibilidad razonable, aunque no perfecta, y les permita realizar tareas de mediana complejidad sin mayor problema. Para ellos existen productos como WPS Office, ThinkFree Office NEO y Softmaker Office, todos mas accesibles que Microsoft Office, pero no con iguales prestaciones.
Esperamos que luego de evaluar estos puntos ya tengas una idea clara sobre que tipo de usuario eres y consideres utilizar legalmente el software que mejor se adapte a tus necesidades. Si Excel (Office) ha sido tu decisión, esperamos sigas nuestro blog, ya que justo aquí Excel es nuestra aplicación estrella. Si has elegido otro software, igual esperamos que puedas aplicar y adaptar algunos de los temas aquí publicados para tu beneficio. Hasta un próximo artículo.