Sin conocer las particularidades de cada usuario, ante esa pregunta mi respuesta en usualmente sí. Sin embargo, no debemos olvidar que existen varias versiones de Office, con suscripción o sin ella. Igualmente, existen varias formas (todas legales) de obtener Office a mejor precio. Cada usuario debe evaluar su situación particular, que opciones tiene disponibles y finalmente decidir si debe suscribirse a Office 365. Hoy estaremos revisando estas alternativas.

Edición 2020: Microsoft ha renombrado su servicio Office 365 a Microsoft 365, añadiendo modificaciones a las opciones de suscripción que mencionamos más abajo. Para obtener la información mas actualizada, te recomendamos visitar el sitio web de Microsoft.

Software como servicio

En el año 2011, Microsoft introdujo un cambio en el modelo de ventas de Office. Adicional a la licencia perpetua a la que estamos todos acostumbrados, se introdujo Office 365 como un servicio (lo que en inglés se conoce como Software as a Service, SaaS). Ese servicio actualmente incluye la posibilidad de instalar las aplicaciones de escritorio Office, además de ofrecer almacenamiento en OneDrive, minutos de Skype y posibilidad de compartir esos servicios entre más usuarios (dependiendo de tu plan).

Este es un modelo que se ha venido desarrollando en la industria del software desde hace años. Lo hemos visto también con la suite de productos de Adobe, que ahora está disponible exclusivamente por suscripción. Otros gigantes como Autodesk y su software estrella AutoCAD también han seguido el mismo modelo. Sin embargo, a pesar de la tendencia, Microsoft tomó una posición más conservadora con Office, más acorde con su base de clientes. Ellos no han dejado de ofrecer las versiones de licencia perpetua, ahora tenemos ambas opciones para adquirir Office.

Versiones de Office

Como ya mencioné, debido al cambio de modelo de ventas de Office, la situación actual es que tenemos más opciones. Microsoft ha dividido su gama de productos en función de dos objetivos, la empresa y el usuario individual, cada uno con diferentes versiones y planes. En esta ocasión, me enfocaré en explicar los productos disponibles para el usuario individual (los precios son para la tienda de Estados Unidos).

Sin suscripción

Para obtener Excel, tenemos tres alternativas para computadores con Windows:

• Office Profesional 2016: que incluye Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher y Access para 1 PC por $399.99
• Office Hogar y Negocios 2016: la cual incluye Word, Excel, PowerPoint, OneNote y Outlook para 1 PC por $229.99
• Microsoft Excel 2016: es la aplicación individual para 1 PC por $109.99. Sobre esta opción vale destacar que al momento de escribir esta entrada los hipervínculos desde la tienda Microsoft están caídos, pero es posible ordenarla a través de un agente.

Y tres versiones para computadores con el sistema operativo macOS:

• Office Hogar y Empresa 2016: que incluye Word, Excel, PowerPoint, OneNote y Outlook para 1 Mac por $229.99
• Office Hogar y Estudiante 2016: la cual incluye Word, Excel, PowerPoint y OneNote para 1 PC por $149.99
• Excel 2016: es la aplicación individual para 1 PC por $109.99. Al igual que la versión para Windows, los vínculos que llevan a esta opción están caídos al momento de publicar esta entrada, pero puede ordenarse a través de un agente.

Podemos notar que estas versiones, aunque algo costosas, son un pago único que nos permitirá utilizar la versión elegida en un único PC. Particularmente sobre Excel, podría resultar atractiva la opción de comprar la aplicación individual, pues la misma incluye la versión avanzada de la funcionalidad «Obtener y transformar datos» (solo en Windows). Como veremos más adelante, no todas las versiones la incluyen.

Por otro lado, a estas versiones no se les agrega ninguna funcionalidad nueva durante su ciclo de vida y no incluyen ningún servicio adicional (como almacenamiento de 1TB en OneDrive o minutos en Skype).

Estas versiones sólo reciben cobertura de garantía y actualizaciones de seguridad de acuerdo con las políticas ciclo de vida de Microsoft. Para los usuarios que todavía están en Office 2010, por ejemplo, su fecha de soporte principal ya ha expirado y sólo tendrá soporte extendido hasta el 14 de octubre de 2020, fecha en la finalizarán todas las actualizaciones de seguridad.

Con suscripción

El servicio de suscripción se conoce como Office 365. Dependiendo del plan que se elija, tendremos acceso a instalar algunas o todas las versiones de escritorio de las aplicaciones de Office. Cualquiera de los planes incluye Excel, pero con cierta variante.

Aquí tenemos las siguientes opciones:

• Office 365 Hogar: esta versión incluye Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, y, sólo para computadores Windows, Access y Publisher. Además, incluye 1TB de almacenamiento en OneDrive y 60 minutos de Skype. También incluye versiones optimizadas para tabletas y teléfonos inteligentes, recibe actualizaciones constantes y soporte de Microsoft vía chat, todo por $9.99 al mes o $99.99 al año.
• Office 365 personal: básicamente es el mismo plan anterior, pero para un usuario único. Una licencia cubre una PC o Mac y puede trasladarse de un equipo a otro. Esta versión $6.99 al mes o $69.99 al año

Lo interesante de la versión Office 365 Hogar, es lo que ocurre al compartir la licencia, ya que cada usuario queda con una versión de Office 365 personal. Es decir, si comparto mi licencia con un miembro de mi familia, el podrá instalar las aplicaciones Office, disfrutar de 1TB en OneDrive y sus minutos Skype.

Lastimosamente, para los usuarios de Excel, éstas versiones tienen una desventaja, pero que sólo afectará a los usuarios avanzados. Aunque esta versión soporte el modelo de datos y fórmulas DAX, no es la versión más avanzada de «Obtener y transformar datos». Toda la funcionalidad avanzada de esa herramienta está reservada para las versiones de negocios y empresariales.

Personalmente, considero que los servicios que ofrece Microsoft valen la pena y son muy convenientes. Esto, sumado al tema de actualizaciones constantes, que nos dará toda funcionalidad nueva que vaya añadiéndose a Excel y todas las aplicaciones de Office, ya es una razón de peso para considerar el modelo de suscripción.

Otras versiones

Microsoft ofrece otro tipo de licencias bajo dos modalidades, para estudiantes y centros educativos y el programa de uso en casa de grandes empresas.

El programa para estudiantes y centros educativos consiste en que las instituciones que tienen contratado Office 365, pueden permitir a sus alumnos inscritos, dependiendo de su plan, la opción de obtener Office, con un costo muy inferior a los precios de las versiones descritas arriba.

De igual forma, el programa de uso en casa permite a los trabajadores de empresas con una suscripción o licencia de Office activa y suscritos al programa, obtener una licencia para uso particular a un precio muy bajo.

Antes de comprar Office, recomiendo revisar si tenemos acceso a alguna de estas alternativas, pues el ahorro es considerable respecto a los precios de licencias regulares.

Entonces, ¿debo o no debo suscribirme?

Considerando las versiones descritas, cada usuario deberá decidir de acuerdo con sus necesidades si debe suscribirse o no. Yo recomiendo la suscripción, pero esto es algo personal. Se de muchos usuarios que prefieren las versiones de escritorio sin ningún servicio ni actualizaciones. Todo dependerá del uso que le demos a la aplicación y lo que estemos dispuestos a pagar.

Como una observación final, recientemente Microsoft anunció la nueva versión Office 2019, que será lanzada el año próximo. Muchos se sorprendieron al ver este movimiento, pues pensaron que las versiones de escritorio con licencia perpetua serían descontinuadas. Quizás este sea el objetivo final de Microsoft y eventualmente lo hagan, pero de momento, sabemos que contaremos con las mismas opciones descritas arriba para la siguiente versión de Office. Hasta la próxima entrada.