Dominar las tablas dinámicas es un objetivo valioso para cualquier persona que trabaje con Excel. Aunque al principio pueden parecer un poco intimidantes, te aseguro que no son tan difíciles de usar como podrías pensar. Su verdadero poder reside en la capacidad de transformar instantáneamente grandes volúmenes de datos en resúmenes claros y útiles, algo que es simplemente genial. El concepto original y su implementación se los debemos al profesor Pito Salas, y hoy exploraremos una introducción completa a todo lo que esta herramienta pueden ofrecerte.

¿Para qué utilizar tablas dinámicas?

Imagina que tienes una hoja de cálculo llena de información de ventas: cada fila es una venta, con columnas para la ciudad, la fecha y el monto de la venta. Sin tablas dinámicas, si quisieras saber las ventas totales por ciudad, o las ventas mensuales, tendrías que hacer un montón de filtros y sumas manuales, ¡lo cual es tedioso y propenso a errores!

Las tablas dinámicas resuelven esto de forma brillante. Se utilizan principalmente para resumir tablas de datos de forma interactiva, tomando como base cualquiera de sus columnas. Esto significa que con nuestros datos de ciudad, fecha y ventas, podrías:

• Resumir las ventas diarias, semanales o mensuales por ciudad.
• Totalizar las ventas por ciudad o por mes.
• Incluso analizar la proporción de ventas por ciudad para ver cómo se distribuyen geográficamente.

Todo esto lo logras con la misma herramienta, simplemente arrastrando y soltando los campos (las columnas de tus datos) para cambiar la forma en que ves la información. Es como tener un laboratorio de análisis de datos interactivo al alcance de tu mano.

Para ilustrarlo mejor, observemos el siguiente ejemplo.

Datos de Origen: La base de tu tabla dinámica

Antes de sumergirte en la creación de tu primera tabla dinámica, es crucial que tus datos estén bien organizados. Piensa en tus datos como la base de una casa; si la base no es sólida, la casa no será estable. Para que Excel trabaje correctamente con tus datos y cree una tabla dinámica útil, asegúrate de lo siguiente:

• Todas las columnas deben poseer encabezados: Cada columna de tu tabla de datos debe tener un nombre único y descriptivo en la primera fila (ej. «Ciudad», «Fecha», «Ventas»). Esto le permite a Excel identificar qué tipo de información contiene cada columna.
• No deben existir columnas o filas vacías dentro de tus datos: Si tienes una fila completamente en blanco en medio de tus datos, Excel podría pensar que tus datos terminan allí y no incluirá la información que viene después. Lo mismo aplica para las columnas.
• Deben estar separados con al menos una columna o fila de otros datos: Si tienes otros datos en la misma hoja de Excel que no forman parte de tu tabla principal, asegúrate de que haya al menos una fila o columna completamente vacía entre ellos y tu tabla de datos. Esto ayuda a Excel a identificar claramente el rango de datos que quieres usar.

La tabla que observas debajo, cumple con todos estos requisitos.

Crea tu primera tabla dinámica: ¡Paso a paso!

Vamos a crear una tabla dinámica usando un ejemplo práctico. Imagina que tienes datos sobre el rendimiento y la adopción de nuevas funcionalidades en una aplicación de software (SaaS). Queremos analizar cómo los usuarios interactúan con diferentes partes de la aplicación, ver si hay diferencias entre el uso en móvil y escritorio, o identificar preferencias regionales.

Aquí te mostramos cómo hacerlo en Excel:

1. Abre tu archivo de Excel (o descarga el ejemplo aquí) con los datos que quieres analizar. Asegúrate de que tus datos cumplen con los requisitos de «Datos de Origen» que vimos anteriormente.
2. Selecciona cualquier celda dentro de tu tabla de datos. No necesitas seleccionar toda la tabla, solo con estar dentro de los datos, Excel la detectará automáticamente.
3. Dirígete a la cinta de opciones en Excel y haz clic en la pestaña «Insert (Insertar)».
4. En el grupo «Tables (Tablas)», verás un botón que dice «Pivot Table (Tabla Dinámica)». Haz clic en él.
   • Excel desplegará un cuadro de diálogo llamado «Pivot Table from table or range (Crear tabla dinámica»). Aquí establecerás dos opciones esenciales: los datos de origen y la ubicación donde quieres que se cree la tabla dinámica.
   • «Select a table or range (Seleccione una tabla o rango)»: Como ya seleccionaste una celda dentro de tus datos, Excel automáticamente detectará el rango de tu tabla. Si no es el rango correcto, puedes ajustarlo manualmente.
   • «Elija dónde desea colocar el informe de tabla dinámica»:
     • «Nueva hoja de cálculo»: Esta es la opción más recomendada para los principiantes, ya que creará una nueva hoja de Excel limpia para tu tabla dinámica.
     • «Hoja de cálculo existente»: Si eliges esta opción, tendrás que seleccionar una celda específica en una hoja existente donde quieres que comience tu tabla dinámica. Para empezar, te sugiero la «Nueva hoja de cálculo».
5. Haz clic en «Aceptar».

¡Felicidades! Ahora verás una nueva hoja de cálculo con un espacio en blanco para tu tabla dinámica a la izquierda y el «Panel de campos de tabla dinámica» a la derecha. Este panel es tu centro de control para construir tu tabla dinámica.

El panel de campos tiene dos secciones principales:

• Una lista de todos los encabezados de tus columnas (campos): Estos son los nombres de las columnas de tus datos originales.
• Cuatro áreas donde arrastrar los campos:
  • Filtros: Aquí colocas campos que quieres usar para filtrar toda la tabla dinámica (ej. filtrar por un año específico).
  • Columnas: Los campos que arrastres aquí se convertirán en los encabezados de las columnas de tu tabla dinámica (ej. «Tipo de Dispositivo»).
  • Filas: Los campos que arrastres aquí se convertirán en los encabezados de las filas de tu tabla dinámica (ej. «Región»).
  • Valores: Los campos que arrastres aquí serán los valores que la tabla dinámica resumirá (ej. «Número de Usuarios», «Duración de Sesión»). Normalmente, estos son campos numéricos sobre los que quieres realizar cálculos como sumas, promedios, recuentos, etc.

Experimenta con tus datos:

• Arrastra un campo como «Región» al área de «Filas».
• Arrastra un campo como «Tipo de Dispositivo» al área de «Columnas».
• Finalmente, arrastra un campo numérico como «Número de Usuarios» al área de «Valores».

¡Verás cómo tu tabla dinámica cobra vida instantáneamente! Míralo en acción tu mismo en el video siguiente:

El poder de la inmediatez y la flexibilidad

Claramente, observamos que muchos datos son resumidos en segundos, y no solo eso, ¡podemos cambiar la perspectiva de nuestro análisis de forma instantánea sin escribir una sola fórmula! Este es parte del inmenso poder de las tablas dinámicas. Las ventajas son evidentes: podemos obtener en segundos información resumida y categorizada según sea requerido para nuestros reportes y dashboards.

Y su utilidad no se detiene ahí. Una vez que obtengas el resultado que buscas, tienes la posibilidad de mostrar los detalles de ítems específicos (drill-down). Esto es muy útil para profundizar en los datos. Simplemente haz doble clic sobre cualquier valor numérico en la tabla dinámica, y Excel te abrirá una nueva hoja con todos los datos originales que componen ese valor. Con esto, no pierdes ningún detalle de la información que analizas; podrás tener una visión general de los datos y luego indagar sobre cualquier grupo o categoría que llame tu atención al mismo nivel de detalle que tienes en los datos originales.

Gráficos Dinámicos: Visualizando tus datos resumidos

Las tablas dinámicas no solo te permiten resumir datos, sino que también puedes visualizarlos de manera interactiva con gráficos dinámicos. Un gráfico dinámico es un gráfico tradicional de Excel que está directamente conectado a tu tabla dinámica. Esto significa que cualquier cambio que hagas en la tabla dinámica se reflejará automáticamente en el gráfico y viceversa, lo que te da una flexibilidad total sobre tus datos.

Para crear uno:

1. Haz clic en cualquier celda de tu tabla dinámica.
2. Ve a la pestaña «Analizar» (o «Diseño» en algunas versiones de Excel) en las «Herramientas de tabla dinámica».
3. En el grupo «Herramientas», haz clic en «Gráfico Dinámico».
4. Excel te mostrará un cuadro de diálogo similar al de creación de gráficos normales. Elige el tipo de gráfico que mejor represente tus datos (por ejemplo, un gráfico de columnas o de barras).
5. Haz clic en «Aceptar».

¡Listo! Ahora tienes un gráfico dinámico que se actualizará automáticamente cada vez que modifiques los campos en tu tabla dinámica. Es una excelente manera de hacer tus reportes aún más visuales y fáciles de entender.

Puedes verlo en acción en el siguiente video:

En Resumen

Aun cuando la utilidad de las tablas dinámicas es evidente, todavía veo a diario cómo se sigue resumiendo y analizando información en Excel de forma manual, manipulando los datos base directamente. Esto nunca es recomendable para mantener la integridad de la información y es muy propenso a errores.

Por ejemplo, he visto usuarios ordenar una tabla por un campo, luego insertar líneas entre cada cambio en dicho campo de referencia, para finalmente crear subtotales manuales utilizando la función SUMA (buena oportunidad para usar la función SUBTOTALES). Y para colmo, totalizan los datos con la inserción de una suma simple celda por celda (la función SUMA puede usarse por rangos). En fin, una cadena de malas prácticas propensas a errores que son muy fáciles de evitar con un entrenamiento básico en Excel, ¡y herramientas como las tablas dinámicas!

Las tablas dinámicas son una herramienta fundamental que te ahorrará incontables horas de trabajo y te permitirá analizar tus datos de manera más eficiente y precisa. ¡Anímate a explorarlas!.

Espero que esta guía detallada te sea de gran utilidad en tu primera experiencia con las tablas dinámicas. ¿Hay alguna parte que te gustaría que profundicemos más?

En un próximo artículo, veremos la nueva fórmula de Excel que genera resultados con la estructura de una tabla dinámica, y veremos cómo determinar cuando es mejor utilizar esa fórmula en lugar de una o varias tablas dinámicas.