Ya era hora, todo el mundo ya ha escrito sobre la función XLOOKUP y por aquí todavía no habíamos dicho nada. Pues listo, hoy es el día que nos toca hacerlo. Hay quizás un par de cosas que no verás en otros sitios, así que te recomendamos sigas leyendo.

Bien, lo primero es aclarar que esta función, aunque no está limitada a los suscriptores de Microsoft 365, solo se encuentra disponible para los usuarios de Excel que cuenten con una versión actualizada del software, incluyendo Excel para la web. Si tienes Excel 2019 o una versión posterior, deberías poder utilizar XLOOKUP sin problemas.

Lo segundo que vale aclarar es que, en principio, aunque sabemos que esta nueva fórmula tiene todo para reemplazar a BUSCARV y BUSCARH o alternativas como INDICE / COINCIDIR, no significa que ese cambio sea obligatorio. ¿A que me refiero con esto? Muy sencillo, hoy en día seguro hay miles de archivos y soluciones que ya están desarrollados utilizando esas dos fórmulas y que están siendo activamente compartidos. Esos archivos y formatos no deben cambiarse a BUSCARX de forma imperativa. Teniendo esto en cuenta, su adopción depende de tus necesidades específicas. Sin embargo, si recomendamos su uso extensivo en tu día a día, ya que esta fórmula es el estándar actual para realizar búsquedas cruzadas en Excel.

La sintaxis de XLOOKUP te parecerá bastante intuitiva si estás acostumbrado a utilizar VLOOKUP e INDEX / MATCH de forma habitual.

=XLOOKUP(lookup value; lookup array; return array; [value if not found]; [match mode]; [search mode])

=BUSCARX(valor buscado; rango de búsqueda; rango a devolver; [no encontrado]; [modo de coincidencia]; [modo de búsqueda])

En primer lugar, tenemos el típico valor buscado, que no necesita más explicación. Seguidamente tenemos el rango de búsqueda, que es la sección de nuestra hoja donde se encuentra (o al menos eso esperamos) nuestro valor buscado. El argumento siguiente es el rango con el resultado que deseamos obtener.

Para continuar, siguen tres argumentos opcionales que son la novedad en esta función. En primer lugar, esta vez podemos incluir como texto (entre comillas), el valor que debe devolver la formula si no consigue ningún resultado que coincida con nuestro valor buscado. Este texto podría ser, por ejemplo: «No se encontró», «No aplica» o algún otro texto similar que sea descriptivo para nuestros datos. Si lo omitimos, la fórmula devolverá el típico error #N/A. Para fines comparativos, anteriormente lográbamos esto a través del uso de las funciones IFERROR o IFNA.

Posteriormente, el modo de coincidencia incluye ahora cuatro opciones de búsqueda, que veremos más adelante con ejemplos más claros. Este argumento puede tomar los siguientes valores y comportamientos:

• 0 = Coincidencia exacta. Si la fórmula no encuentra ningún valor, devuelve #N/A o el texto que hayamos colocado en el argumento [no encontrado]. Es el predeterminado en caso de que sea omitido.
• -1 = Coincidencia exacta. Si no se consigue una coincidencia exacta, entonces se devolverá el siguiente elemento más pequeño.
• 1 = Coincidencia exacta. Si no se consigue una coincidencia exacta, entonces se devolverá el siguiente elemento más grande.
• 2 = Coincidencia con comodín. Una coincidencia donde podemos incluir los caracteres «*», «?» y «~». Una referencia rápida sobre cómo usar estos caracteres puedes encontrarla aquí.

Por último, tenemos el modo de búsqueda, que anteriormente no estaba disponible de esta forma en ninguna de las funciones de búsqueda tradicionales. Este argumento puede tomar los siguientes valores y comportamientos:

• 1 = Búsqueda desde el inicio del rango. Es la opción predeterminada.
• -1 = Búsqueda desde final del rango.
• 2 = Búsqueda binaria en un rango ordenado de forma ascendente.
• -2 = Búsqueda binaria en rango ordenado de forma descendente.

Las dos primeras opciones de este último argumento son bastante claras. Las dos ultimas indican la aplicación de un tipo específico de algoritmo de búsqueda donde por cada aproximación del valor buscado se va descartando una porción de los datos, lo cual resulta en una búsqueda muy rápida con un número finito de aproximaciones hasta llegar al valor buscado. Importante notar que los datos deben estar ordenados en ambos casos.

Ventajas sobre VLOOKUP y HLOOKUP

XLOOKUP es una versión mejorada y más flexible de VLOOKUP y HLOOKUP. Estas son sus ventajas:

• Flexibilidad en la búsqueda: VLOOKUP/HLOOKUP solo pueden buscar de izquierda a derecha / de arriba a abajo, lo que significa que el valor buscado debe estar en la primera columna de la tabla. XLOOKUP no tiene esta limitación; puedes buscar en cualquier columna y devolver el valor de cualquier otra columna, ¡incluso a la izquierda!
• Búsquedas exactas por defecto: VLOOKUP/HLOOKUP requieren que especifiques si quieres una coincidencia exacta o aproximada, y la coincidencia aproximada puede llevar a errores si los datos no están ordenados. XLOOKUP, por defecto, busca coincidencias exactas, lo que es más seguro y preciso en la mayoría de los casos.
• Manejo de errores: VLOOKUP/HLOOKUP devuelven el temido «#N/A» si no encuentra el valor buscado, lo que puede complicar las fórmulas. XLOOKUP te permite especificar un valor que se devolverá si no se encuentra una coincidencia, lo que hace que tus fórmulas sean más limpias y fáciles de entender.
• Inserción y eliminación de columnas: Si insertas o eliminas columnas en tu tabla, VLOOKUP puede dejar de funcionar correctamente porque sus referencias de columna son fijas. XLOOKUP utiliza referencias de rango completas, por lo que es más resistente a los cambios en la estructura de tus datos.

En resumen, XLOOKUP te da más control sobre tus búsquedas, reduce los errores y se adapta mejor a los cambios en tus hojas de cálculo.

Ejemplos

En este primer ejemplo, veremos una búsqueda sencilla donde solo utilizaremos los primeros tres argumentos. La intención es ubicar el código del cliente, el nombre y la dirección correspondiente. Asimismo, hacer énfasis en que la fórmula permite búsquedas tanto en columnas posteriores o anteriores a la data de referencia.

Cómo podemos observar, la estructura de esta fórmula y su uso se parece un poco a la estructura ÍNDICE / COINCIDIR, la cual nos permite devolver valores tanto a la derecha como a la izquierda de nuestro valor buscado. Esto, de entrada, ya hace esta nueva función más robusta que las antiguas VLOOKUP/HLOOKUP. Sí, también esto es posible con XLOOKUP, realizar búsquedas tanto horizontales como verticales, como lo veremos un poco más adelante.

En el siguiente ejemplo, veremos cómo utilizar el cuarto argumento. De forma deliberada, realizaremos la búsqueda de un valor que no está presente en nuestros datos.

De inmediato notamos lo práctico de incluir este argumento. Ya no necesitamos otras funciones para lograr un resultado descriptivo para los casos de valores no encontrados en nuestras búsquedas, todo queda dentro de la misma función XLOOKUP.

Seguidamente, veamos un ejemplo de cómo trabaja el quinto argumento. De forma similar al VERDADERO (1) o FALSO (0) de las funciones BUSVARV y BUSCARH, este argumento nos permite establecer que tipo de coincidencia queremos devolver.

Utilizando el mismo ejemplo de nuestra entrada dedicada a la función BUSCARV, realizamos la sustitución por XLOOKUP, validando que obtenemos el resultado esperado para el caso aproximado de la tasa de impuestos.

El argumento predeterminado, en caso de omitirlo, será una coincidencia exacta, lo cual es distinto a cómo funcionaba el último argumento en las funciones VLOOKUP/HLOOKUP, donde la opción de coincidencia exacta no era la predeterminada y siempre tenía que especificarse 0 o FALSE para que obtuviéramos el resultado correcto.

Seguidamente, veremos como realizar búsquedas bidireccionales. Para ello, anidaremos una función XLOOKUP dentro de otra.

La fórmula XLOOKUP externa busca el nombre del estudiante en la columna de estudiantes. Una vez que encuentra el nombre del estudiante, la fórmula XLOOKUP anidada busca la materia específica en la fila de encabezados y devuelve la calificación correspondiente para ese estudiante y materia.

En el último ejemplo, veamos otra forma de usar el quinto argumento. Esta vez estableceremos una coincidencia con comodín para realizar búsquedas más flexibles y precisas.

En resumen

Si estás cansado de las limitaciones de las funciones tradicionales, XLOOKUP llega al rescate para simplificar tu vida.

Esta función, disponible en las versiones más recientes de Excel, es como una bocanada de aire fresco. Olvídate de las restricciones de VLOOKUP y HLOOKUP; con XLOOKUP, la búsqueda de datos se vuelve un paseo. Puedes buscar en cualquier dirección, encontrar coincidencias exactas o aproximadas, e incluso decidir qué valor quieres que aparezca si la búsqueda no tiene éxito.

Además, dile adiós a los mensajes de error «#N/A» que tanto te perturbaban. XLOOKUP te permite personalizar tus búsquedas y obtener resultados más limpios y fáciles de entender.

En definitiva, XLOOKUP es la herramienta ideal para simplificar tus búsquedas en Excel y hacer tu trabajo más eficiente. Y recuerda que los ejemplos sencillos mostrados arriba pueden escalarse a proyectos más complejos como dashboards y templates. Esperamos que te sea de utilidad.