Nuevas plantillas en Excel (Office 365)

Se han añadido tres nuevas plantillas a Excel. De momento, sólo están disponibles en inglés, pero supongo que pronto tendrán traducción al español. En todo caso, no son difíciles de entender y nos hacen recordar el valor que tienen las plantillas, no sólo porque sirven de inicio rápido a varios proyectos, sino por lo que podemos aprender al analizarlas. Estas son:

Como podemos observar, todas esas plantillas están dirigidas a tareas de organización personal. Cada una cuenta con una descripción de su propósito y ya están disponibles para descarga. Es posible que consideres estas tareas como algo trivial, sin embargo, aparte de darnos la oportunidad para llevar Excel a las actividades del hogar, también podemos aprender nuevas funciones y herramientas que desconocíamos.

Descarguemos la plantilla «Group Event Planner» siguiendo el hipervínculo que dejamos arriba y veamos con detalle algunos puntos a destacar:

  • Incluye comentarios de validación de datos la celda A1 de cada hoja para incluir la descripción de lo que hace cada una.
  • En la celda B3 de la hoja «Overview» se da una explicación general del propósito y uso de la plantilla.
  • Cada encabezado de columna en la tabla de resumen incluye un comentario de validación de datos explicando de donde provienen los datos.
  • El número de confirmaciones pendientes en la parte superior derecha de la tabla también posee su comentario descriptivo.
  • En la tercera columna de la tabla Resumen, se utilizan fórmulas, validación de datos y formato condicional para mostrar si la persona está excediendo el presupuesto.
  • Si observamos en detalle las fórmulas, veremos que tienen referencias estructuradas, lo cual indica el uso de tablas en la plantilla.
  • De la misma forma, también notamos en las fórmulas que se utilizan nombres tanto a valores como a celdas específicas (GuestList, PER_PERSON_BUDGET).
  • Si observamos el listado de nombres, veremos que hay una cuarta hoja («Data Analysis»), la cual se encuentra oculta. Si accedemos a ella, podemos observar que en dicha hoja se realizan, en dos tablas separadas, la mayoría de los cálculos que generan resultados para las hojas visibles.
  • Las fórmulas y funciones utilizadas en la hoja «Data Analysis» son muy interesantes y de complejidad media, incluyendo fórmulas anidadas con funciones lógicas, estadísticas, de búsqueda, texto e información.

Entre todos esos puntos, podemos extraer varias ideas prácticas que podemos implementar en nuestros proyectos (uso de nombres de rango y tablas). De hecho, muchos de estos puntos están considerados como mejores prácticas en el uso de la aplicación (documentar los archivos con instrucciones).

Respecto a las fórmulas y funciones utilizadas, podemos empezar a estudiarlas detenidamente para comprender la lógica detrás de esta plantilla. Aun cuando no la utilicemos, podemos obtener mucha información valiosa con una revisión exhaustiva de la misma.

Aunque éstas tres plantillas son nuevas, Excel incluye varias plantillas a las que podemos aplicar un proceso similar para estudiar nuevas funciones y herramientas. Los invito a realizar esto como una tarea, en poco tiempo verán que empiezan a incorporar estas técnicas en tus proyectos. Al cabo de poco tiempo, su habilidad en el uso de Excel se habrá incrementado ampliamente.

 

 

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